A atenção ao preencher documentos e formulários pode falhar quando estamos com um grande volume de trabalho ou mesmo na correria, levando a erros. No caso de preenchimento incorreto no momento da emissão de documentos fiscais, é necessário realizar uma carta de correção. Isso é importante para garantir que sua empresa respeite a fiscalização e entregue exatamente o que consta na nota.
A CC-e, ou Carta de Correção Eletrônica, é um documento fiscal digital, emitido somente quando existe a necessidade de retificar dados da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) ou do Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e). Mas atenção: ela não vale para substituir todos os dados do documento. Para utilizar esse recurso, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) criou algumas regras a serem seguidas pelas transportadoras.
Afinal, erros podem acontecer em qualquer tarefa. Neste post vamos explicar o que é a CC-e, em quais situações ela pode ser emitida, quais dados ela não corrige e como essa emissão pode ser feita.
O que é a carta de correção e quais são seus principais objetivos?
A CC-e é um documento fiscal adicional aos documentos obrigatórios. Foi implantada a fim de corrigir os dados de um documento fiscal emitido de forma incorreta. A versão eletrônica da carta de correção surgiu em 2012, quando da criação da Nota Fiscal eletrônica e outros documentos digitais, como o CT-e.
A grande questão é que tais documentos não podem ser cancelados tão facilmente, após 24 horas contadas da sua autorização pela SEFAZ do estado de origem. Também não é possível cancelar documentos fiscais durante e/ou após o transporte de cargas. Por isso, é importante contar com uma alternativa para corrigir eventuais erros em seu preenchimento.
Nesse sentido, a legislação permite que as transportadoras possam emitir uma carta de correção eletrônica para retificar algumas informações da nota fiscal. Porém, esse documento não é capaz de alterar o arquivo XML original, isto é, a CC-e é apenas um documento adicional à NF-e ou ao CT-e emitido e deve acompanhar a mercadoria durante todo o seu transporte até a entrega ao cliente.
A carta de correção ainda conta com um detalhe diferente dos demais documentos fiscais eletrônicos: ela não segue um padrão rígido de preenchimento. Se assim julgar necessário, a empresa responsável pelo transporte de cargas pode escrever como um texto livre de até mil caracteres.
Em quais situações essa carta de correção pode ser emitida?
Após entender o que é a carta de correção, você deve tomar cuidado sobre o que ela pode corrigir e quando isso é possível. Isso pode influenciar sua tomada de decisão entre cancelar o documento fiscal emitido ou apenas retificá-lo por meio da carta. Os dados que podem ser modificados em uma CC-e são:
- o Código Fiscal de Operações (CFOP), desde que não altere a natureza dos impostos do documento fiscal;
- a descrição de todas as mercadorias que constam na nota;
- dados que não interfiram no valor e na quantidade, no peso, no acondicionamento e no volume das mercadorias transportadas;
- alguns dados do transportador, desde que a alteração não modifique a empresa em sua totalidade;
- alguns dados do destinatário, caso não haja modificação da empresa;
- falhas de interpretação na fundamentação legal que deu amparo à saída de produtos com benefícios fiscais;
- para inclusão de dados adicionais ao documento fiscal, como nome do vendedor, pedido, bem como outras informações importantes para o cliente.
O que não pode ser corrigido?
Assim como já falamos, há alguns dados dos documentos fiscais eletrônicos que a carta de correção não consegue retificar. Em geral, a alteração dessas informações se refere à mudança na base de cálculo do imposto, o que não é permitido.
Também é importante tomar cuidado para não alterar dados que indiquem a empresa de transporte, como CNPJ. Em síntese, é possível alterar detalhes sobre o endereço ou a razão social. Veja, abaixo, as listas de informações que não podem ser modificadas pela CC-e, conforme o tipo de documento a ser retificado.
Carta de correção para CT-e
A carta de correção eletrônica para o Conhecimento de Transporte eletrônico se aplica para ajustar informações básicas, como CFOP, dados do veículo, dados do motorista, tipo de pagamento (pago ou a pagar) e observação. Entre todas as informações que não podem ser alteradas com carta de correção, as seguintes são as mais importantes:
- valores que fazem parte da prestação de serviço (valor do frete, pedágio, taxas do transporte, etc.);
- valores relacionados a impostos, como o do ICMS;
- CNPJ do tomador do serviço (pagador do frete);
- data de emissão, quando alterar o período de apuração do ICMS;
- descrição da mercadoria, caso altere a alíquota do imposto;
- mudança completa no nome do remetente;
- mudança completa no nome do destinatário;
- dados da nota fiscal vinculada ao conhecimento.
É importante lembrar que um CT-e que contém uma carta de correção não pode ser cancelado. Portanto, se está em dúvida se o seu cliente aceitará ou não esse documento, a melhor opção é fazer o cancelamento do CT-e.
Carta de correção para NF-e
Diferente do CT-e, a carta de correção para NF-e não tem campos específicos que podem ou não ser corrigidos. A correção da NF-e é feita mediante preenchimento de um texto livre, em que a informação errada pode ser corrigida por meio dessa descrição. Entretanto, a aceitação dessa forma de correção fica a critério do destinatário da nota. Em todo caso, o cancelamento da NF-e pode ser feito, mesmo havendo uma CC-e vinculada a ela (vide legislação do seu estado).
Em ambos os casos, a carta de correção não altera os dados informados originalmente no XML, no momento da validação. A CC-e é vista pela SEFAZ apenas como um evento, que é vinculado ao CT-e ou à NF-e, e pode ser consultada quando pesquisada na SEFAZ ou em aplicativos de gerenciamento de XML, como o iXML.
Como essa emissão deve ser feita?
A carta de correção deve acompanhar o documento fiscal e a carga durante todo o processo do seu transporte. Antes de isso ocorrer, é necessário emitir o documento digital.
Qual o prazo para fazer uma carta de correção?
Não se esqueça de estar atento ao prazo de emissão da CC-e: ela pode ser emitida em até 720 horas (ou 30 dias) após a autorização do documento eletrônico original.
Quantas CC-e posso emitir?
Para um mesmo documento fiscal eletrônico, a transportadora pode emitir até 20 correções. Ainda, a última versão deve comportar todas as modificações que foram feitas nas cartas de correção anteriores.
Como fazer uma carta de correção eletrônica?
O processo de emissão da uma CC-e depende do sistema que sua transportadora usa. Com o auxílio de softwares de gestão para transportadoras, é simples e fácil concluir esse procedimento, o qual pode ser transmitido utilizando um certificado digital.
O ponto mais importante é entender quando a carta de correção pode ser emitida e em quais situações ela é vedada. Além disso, caso seja permitido, você deve ficar atento aos prazos e às quantidades de alterações por documento fiscal.
O site da SEFAZ do seu estado contém um serviço de eventos, incluindo a carta de correção para retificar a NF-e. O autor desse evento é o próprio emissor da CC-e e a mensagem XML será assinada com o certificado digital do CNJP da transportadora. Ao registrar uma nova carta, essa substitui a anterior e, portanto, deve constar todas as alterações já realizadas no último evento.
A correria do dia a dia em uma empresa que realiza diversos processos e manuseia um grande volume de mercadorias pode causar confusões ao preencher os documentos necessários para sua circulação. Para otimizar a emissão de notas fiscais e de outros documentos obrigatórios, transportadores vêm investindo cada vez mais em softwares de gestão.
O sistema desses programas permite o preenchimento automático das informações das cargas, o que praticamente elimina os erros. Sendo assim, eles reduzem a quantidade de cartas de correção emitidas pela empresa.