Muitas vezes, termos importantes não recebem a devida atenção dentro do processo logístico e acabam ficando em para serem revistos posteriormente. Isso geralmente acontece com os documentos fiscais, sendo o CT-e um dos mais relevantes. Mesmo assim, é preciso conhecer conceitos que afetam as atividades, como tomador , expedidor e recebedor.
Os profissionais da área precisam ser capazes de identificar corretamente os seus nomes ou a maneira como devem ser caracterizados no transporte de carga. Para isso devemos considerar cada situação, o modal de frete e a forma de movimentação da mercadoria.
Por isso, decidimos elaborar este artigo para esclarecer as suas dúvidas sobre o assunto. Continue com a leitura deste texto para saber quais são as obrigações de cada um e como eles interagem entre si. Confira!
Qual é o papel do recebedor, expedidor e tomador?
Faz parte da gestão de uma transportadora a emissão de diversos documentos para que a carga possa ser embarcada no veículo para, então, ser encaminhada ao seu destino. A maioria das empresas tem essa função automatizada por meio de sistemas que integram os pedidos de frete e são capazes de:
- Emitir documentos fiscais;
- Programar a rota de entrega;
- Calculam o preço dos serviços de transporte;
- Realizar o cálculo da alíquota dos impostos devidos.
Devido a essa funcionalidade, os campos são preenchidos automaticamente com base no banco de dados que contém as informações dos clientes. Porém, é essencial conhecer quais são as regras para cada campo.
Recebedor
Em termos simples, a figura do recebedor é a empresa que receberá a mercadoria, mas de forma temporária já que não é o seu destinatário. Esse cenário caracteriza um redespacho, onde a transportadora contratada para realizar a coleta do material no remetente deve proceder com a entrega em uma segunda transportadora.
Essa possibilidade cobre também o cenário de um transporte multimodal. Por exemplo, a transportadora é contratada para coletar a carga na origem e encaminha-la até outra empresa que, por sua vez, concluirá a entrega de avião, ou seja, pelo modal aéreo. Nesse exemplo o redespacho é o recebedor.
Os dados do recebedor são obrigatórios sempre que gerado CT-e com o tipo de serviço redespacho intermediário e vinculado a multimodal. Vale lembrar que cada transportadora tem a obrigação de emitir a documentação referente ao trecho do frete que desempenhará.
Expedidor
Esse campo deve ser preenchido sobre o ponto de vista da transportadora que recebeu a carga da empresa terceirizada que fez a coleta. É simplesmente a situação contrária do que descrevemos no tópico acima da anterior quando o temos uma transação que envolve mais de uma transportadora.
Essa descrição é frequentemente utilizada pelas transportadoras que executam essa transação, o expedidor é um campo disponível para preencher a origem da mercadoria, quando não se trata da figura do remetente. Nesse caso, a transportadora que realizou a coleta do material no remetente passa a ser caracterizada o expedidor registrado na documentação.
As responsabilidades quanto à carga são idênticas, como o atendimento do prazo de entrega, o acondicionamento da embalagem e a emissão de conhecimento de frete. Isso também inclui a contratação do seguro RCTR-C que é uma obrigação de todas as transportadoras que emitem CT-e, mesmo que o embarcador tenha contratado outro tipo de apólice.
Tomador
No Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e), o tomador representa a instituição que é responsável pelo pagamento do serviço após a sua conclusão. Existem dois modelos de frete, são eles:
- CIF: essa sigla representa os termos Cost, Insurance and Freight que, em português, significa custo, seguro e frete. Com esse tipo de contrato, o remetente ou fornecedor é quem deve arcar com o pagamento do transporte e assumir a responsabilidade pela entrega até o destinatário;
- FOB: representa a expressão em inglês Free On Board que quando traduzida indica que o frete é livre a bordo. Isso quer dizer que a responsabilidade do emitente sobre a carga vai somente até o embarque da mercadoria no veículo. A partir desse momento, o destinatário ou recebedor da carga vai arcar com o pagamento do frete.
Para a transportadora, a empresa que é responsável pela sua contratação não interfere diretamente com o processo de entrega. Porém, os fornecedores podem entender que a melhor solução é assumir os custos do frete para agregar valor à mercadoria e fortalecer a relação com o seu cliente.
Já há casos em que o destinatário opta por se responsabilizar pela mercadoria que adquirir para ter mais controle sobre o processo e ter a possibilidade de contratar a transportadora de sua preferência.
Como identificar o emitente, remetente e destinatário?
Simplificar as rotinas da operação logística é um passo fundamental na conquista de maior eficiência e produtividade. Com esse objetivo em mente, nós listamos quais são os principais entes presentes na documentação de transporte.
O principal deles é o CT-e utilizado para possibilitar o tráfego da carga entre os pontos de origem e destino. Além disso, esse documento é utilizado para o recolhimento de impostos referentes a essa atividade e serve como comprovante da conclusão dos serviços.
Emitente
É a empresa que gerencia o transporte, mais precisamente a transportadora que gerará o CT-e. Não estamos falando somente da locomoção realizada pelo modal rodoviário. Empresas que atuam com frete aéreo, marítimo e ferroviário também devem emitir os respectivos documentos fiscais.
Também é importante considerar as empresas que dispõem de frota própria para o atendimento de seus clientes. Nesse caso, o fornecedor assume, ao mesmo tempo, o papel de emitente do conhecimento de frete e remetente da carga devendo seguir todos os procedimentos necessários para emitir a documentação completa.
Todas essas informações são incluídas automaticamente por meio dos sistemas de gestão que realiza o vínculo com a nota fiscal, assinala as características do produto e destaca valor do ICMS ou ISS.
É necessário lembrar que o CT-e não é o único documento de competência da transportadora. Há também o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e a Nota Fiscal de Serviços (NFS-e) quando se tratar de um frete intramunicipal.
Remetente
No conhecimento de transporte, o remetente, na maior parte dos casos, é o emissor da nota fiscal, independentemente de onde a mercadoria tenha sido coletada. Ele encontra-se na origem do trajeto da carga e é o responsável por registrar a saída do pedido a ser transportado.
A saída de um produto do estoque pode ocorrer por diversos motivos, sendo o mais comum deles a venda. Contudo, o modelo de nota fiscal atual inclui opções para os casos de:
- Doação de artigos;
- Envio para demonstração;
- Devolução de mercadorias;
- Envio e retorno para reparo;
- Oferta de brindes e produtos para teste;
- Transferência entre unidades da mesma empresa.
Portanto, tanto a nota fiscal como o CT-e devem refletir qual é a categoria na qual a mercadoria se encontra. Além disso, para fins de fiscalização, os dados do remetente são de preenchimento obrigatório, exceto quando o tipo de serviço for redespacho intermediário.
Destinatário
Como o próprio nome sugere, o destinatário inserido no CT-e será o mesmo destinatário da nota fiscal que está vinculada ao conhecimento de transporte. Ou seja, trata-se da pessoa física ou jurídica para quem a mercadoria transportada será entregue no final de todo o trajeto.
Há ainda a opção de listar um destinatário, porém a mercadoria será enviada para outra localidade. Essa operação é muito comum no ramo da mineração quando há apenas um CNPJ, mas existem diversas localidades dentro da mesma planta.
Nesse caso, é importante indicar onde ocorrerá a entrega quando estamos falando de uma área considerada ampla com diversos armazéns e entradas.
Qual é a importância dos documentos fiscais?
Todo o andamento do processo de distribuição de mercadorias depende da emissão de documentos fiscais. Sem isso, a carga não pode trafegar já que corre o risco de apreensão. A transportadora fica irregular junto à Receita Federal o que, nos casos mais graves pode causar a interrupção das atividades.
Essa documentação também tem impacto tanto para fornecedores e seus clientes que devem ter acesso a todas as informações presentes na NF-e e no CT-e. Esse é um elemento que gera transparência e confiabilidade já que permite o acompanhamento da entrega.
Portanto é vital prevenir a incidência de erros na emissão de documentos fiscais no que diz respeito ao preenchimento de informações importantes, como o recebedor, expedidor e tomador. Afinal, a precisão e o controle sobre o processo são diferenciais na conquista e na retenção de clientes.