Acerto de Viagem para Transportadoras e Motoristas

O acerto com motoristas é algo que traz preocupação em um gerenciamento de frota, quando não é feita da melhor maneira possível. Pois, devem ser considerados todos os gastos da operação. É preciso que seja registrado tudo o que aconteceu em uma viagem de forma correta, e não deixar que o motorista tenha que esperar para que seja feito o seu acerto.

Para facilitar tudo isso, praticamente todos os sistemas de softwares de controle de frota têm a função de registrar um acerto de viagem de motoristas, registrando assim as contas a  pagar e receber da empresa, como o SmartGT. Porém, muitos desses sistemas ainda não facilitam para poder fazer isso, tornando esta atividade extremamente simples em algo trabalhoso.

E você gostaria de saber mais sobre o acerto de viagem de motorista? Não tem ideia de como fazê-lo? Então continue lendo que todas as suas dúvidas serão esclarecidas.

Realize o Acerto de Viagem sem erro

Para que o acerto de viagem de motorista seja feita de maneira correta, é preciso verificar o que ele teve que receber antes, durante e depois da viagem.

Antes da viagem o único recebimento que o motorista pode ter é o adiantamento, ou seja, o valor que ele usará para se manter na viagem.

Na estrada o motorista poderá solicitar outro adiantamento por algum motivo que tenha ocorrido ou por fretes realizados. Depois da viagem, o motorista receberá as comissões e as gratificações.

Assim que souber tudo que deve ser pago ao motorista, precisa ser feito o acerto de viagem dele. Mas como saber o que considerar nessa hora?

A seguir separei algumas dicas para ajudar você na hora de fazê-lo:

1 – Planejamento

Organize todos os gastos da viagem do motorista como, o adiantamento antes dele viajar, e se ele precisará de mais dinheiro durante o percurso. Muitas coisas podem acontecer ao longo da viagem, por isso elas devem ser todas anotadas, tais como:

• abastecimento do veículo;
• pequenas manutenções;
• pedágios;
• estadia em hotéis;
• balsa, se for preciso,
• banhos em postos de beira de estrada.

2 – Organize as documentações

Nessa etapa terá que ser organizado todos os comprovantes dos gastos que o motorista usou durante a viagem e a devolução do dinheiro do adiantamento, se tiver sobrado.

Separe o que foi recebido do que foi gasto, juntamente com as receitas e as despesas. Isso facilitará muito o processo de acerto de motorista.

3 – Faça uma planilha com o cálculo do acerto de viagem do motorista

Para facilitar, você pode elaborar uma planilha com todos os cálculos do acerto de motorista, que podem ser impressas e conferidas por ele depois, e devidamente assinada.

Para o cálculo você pode usar todos os valores recebidos pelo motorista (fretes, adiantamento, comissões), e subtrair das despesas (gastos na estrada), o resultado disso é o acerto de viagem do motorista.

4 – Use a tecnologia

Com o crescimento da tecnologia, o mais correto seria utilizar ela para o acerto de motorista, para que não seja feito manualmente e os cálculos fiquem errados.

Para isso, você pode usar o SmartGT, um sistema de controle de transportadoras extremamente eficiente, acompanhando os lançamentos que os motoristas fazem, e administrando todos os dados que envolvam essa operação, além de direcionar os recursos financeiros de forma correta.

Usando a tecnologia você terá os seguintes benefícios:

• Redução de custos: com papéis, tintas, canetas, impressões;
• Manutenção correta: o sistema mostrará quando será mais vantajoso realizar manutenções;
• Diminuição de burocracias: o software realiza o cálculo e a organização de documentos de forma mais simples;
• Eliminação de erros: evita erros que normalmente fazendo manual podem ocorrer;
• Maior eficiência na tomada de decisões: através dos relatórios que o sistema proporciona, permite uma melhor tomada de decisões.

5 – Relatórios de Viagem

Para que possa ter mais informações sobre o percurso e ajudar no momento do acerto de viagem, pode ser criado relatórios baseados nos controles dos comprovantes e nas planilhas que foram montadas, tais como:

• Relatório de viagem por veículo – composto com as receitas, despesas, custos com combustível e a distância percorrida por cada um deles;
• Relatório de custos de viagens – aqui deve ser mostrado detalhadamente quais foram os motivos dos custos de viagem;
• Relatório de controle de despesas de viagens mensais: indicando os custos e as receitas totais das viagens por mês, usando à margem de lucro, a distância percorrida, o lucro total e o número de viagens realizadas nesse período.

Agora que você já sabe como montar um acerto de viagem para transportadora e motorista, que tal usar o sistema SmartGT para que possa dar esse suporte e ajudar você a fazer ele da maneira mais correta possível?

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