Um gerenciamento eficaz de custos de frota permite aos gerentes a oportunidade de desenvolver um entendimento de todos os aspectos financeiros do negócio – onde e como o dinheiro está sendo gasto e as áreas que precisam ser reduzidas.
Como em qualquer empresa, os gerentes de frota estão sendo desafiados a reduzir as despesas gerais e a manter os orçamentos.
Para te ajudar a enfrentar este desafio de gestão, separamos estas dicas simples que você pode consultar sempre que sentir alguma dificuldade em gerenciar o custos de sua frota.
Conheça os fatores de gerenciamento de custos de sua frota
A gestão de uma frota veicular traz muitos desafios, mas talvez a tarefa mais rigorosa seja o gerenciamento de custos da frota. A organização da sua empresa como um todo e principalmente a sua lucratividade, sentirão na pele os efeitos dos custos de frota mal gerenciados e é comum que novos gestores, ainda sem prática ou experiência na empresa, sintam algumas dificuldades na hora de gerenciar as despesas. Isso acontece, principalmente nos casos em que o gerenciamento é feito de forma manual, pois com tantos custos flutuantes e dados difíceis de interpretar, tendências e deficiências importantes podem passar despercebidos frequentemente.
Separe os custos da frota por fixos dos variáveis
Pode parecer um assunto básico demais, porém alguns gestores de frota não separam os custos de frota de uma forma tão clara. Para otimizar a sua gestão e economizar, é importante ficar claro que os custos da sua frota são divididos em fixos e variáveis.
Custos fixos não são alterados, independentemente do uso. Eles dependem de fatores externos, além das suas atribuições. Alguns exemplos de custos fixos incluem:
- Depreciação;
- Impostos;
- Licenças e autorizações;
- Pagamentos de Empréstimos.
Já os custos variáveis variam de acordo com o tamanho e tipo da sua frota. Uma vez que os custos fixos são pré-determinados, você pode se concentrar em como melhorar a eficiência da sua frota para reduzir os seus custos variáveis.
Exemplos de custos variáveis incluem:
- Combustível;
- Manutenção;
- Multas e Infrações;
- Substituição de peças.
Foque no custo total de mobilidade (TCM)
Tudo bem se a sua empresa considera o TCO (Total Cost of Ownership) ou, em tradução livre, Custo Total de Propriedade para conseguir dados sobre o custo real por cada usuário. Entretanto, a análise do Custo Total de Mobilidade (TCM), é um componente essencial de qualquer estratégia de otimização dos custos de frota. Portanto, não podemos deixar este tópico de fora ao falarmos sobre gerenciamento de custos.
O TCM vai mostrar para você, gestor de frota, custos com uma abrangência muito mais ampla por veículo, como emissões de CO2, riscos de acidentes e gastos de tempo. Dessa forma, focar no TCM em detrimento do TCO vai garantir o aparelhamento com uma visão mais integrada de gestão.
Gerencie as despesas de combustível
Não deve ser surpresa para você: o combustível é a maior despesa contínua da sua frota. Embora o controle do preço do combustível não esteja nas suas mãos, existem algumas formas de reduzir e gerenciar essa despesa que gera tanta dor de cabeça para os gestores de frota.
Já que o combustível é um custo variável, é fundamental monitorar o custo e o consumo de cada um de seus ativos. Sabe como?
Rastreando todos os abastecimentos e tomando nota.
Dessa forma, você pode determinar o custo médio por KM para prever despesas futuras.
Embora alguns gestores ou empresas ainda continuem anotando esses custos em planilhas, essa prática, além de deixar você mais suscetível à erros, dificulta a sua tomada de decisão. Prefira acompanhar tudo em tempo real e ter os seus dados sempre disponíveis.
Melhore o seu inventário de peças
As peças de reposição podem representar mais de um terço dos custos com a manutenção de veículos. Por este motivo, como gestor é crucial que seja capaz de evitar que a sua operação pare através de um estoque de peças. Entretanto, manter estoque suficiente disponível e comprar peças desnecessárias pode ser muito desafiador. Neste caso, um sistema de gerenciamento de frota pode ajudar você, na medida em que através dele, você pode rastrear quantidades, receber notificações e fazer a gestão de inventário e de ordens de serviço.
Dimensione corretamente a sua frota
A questão aqui, é parar e se perguntar: “Será que você está utilizando seus ativos da melhor maneira possível?”
O dimensionamento correto da sua frota é uma etapa importante para reduzir a manutenção, o combustível e o custo total da sua frota. Dois fatores principais para dimensionar corretamente sua frota são a utilização de ativos e a substituição de veículos. Pense em como você está usando seus ativos e se eles estão afetando negativamente seus resultados.
Desenvolva um plano de substituição de veículo
Ativos com baixo desempenho podem, afinal, custar a você despesas não planejadas, além de tempo de inatividade. Normalmente, os gestores recorrem à substituição de veículos. O que provavelmente é a saída mais cara para a empresa. Sobre isso, pense da seguinte forma: manter veículos que precisam constantemente de reparos pode até evitar grandes despesas, mas isso pode representar milhares a longo prazo. Se for caso de substituição, considere então adquirir veículos que consumam menos combustível. Já que, como falamos anteriormente, esse é o maior gasto da sua frota de veículos.
A TranspNet tem a ferramenta certa para ajudar no gerenciamento do custos de sua frota!
Gerenciar os custos de sua frota também pode ser uma tarefa árdua e contínua. Por isso, é crucial contar com tecnologia de ponta, afinal, um gestor precisa ter informações importantes sempre disponíveis para facilitar a tomada de decisão.
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