Existem vários fatores que alteram as informações de um CT-e. Um pedágio com tarifa ajustada ou o preço do diesel podem alterar o valor final do frete. Um erro na placa do veículo pode causar contratempos para a transportadora, se o veículo for pego na fiscalização. É comum deparar com o erro apenas após a emissão do CT-e, quando o mesmo, já foi validado pela SEFAZ e não pode ser alterado.
Por isso, desenvolvemos este manual explicativo detalhando sobre o que fazer quando emitir um CT-e errado, informando os passos que devem ser seguidos para reparar o erro. Aproveitamos e listamos também as rejeições mais comuns de CT-e, para que o erro seja reparado antes da validação dos dados.
COMO CORRIGIR CT-e EMITIDO ERRADO
CT-e COMPLEMENTAR
Esta alternativa pode ser usada quando o CT-e ficou com um valor menor do que o correto. Para isso, existe esta finalidade de emissão específica, chamada Complemento de Valores.
Neste modo de emissão, é gerado um novo CT-e com a finalidade “Complemento de Valores” e o CT-e anterior, cujo valor incorreto foi informado, deve ser mencionado neste novo conhecimento de transporte eletrônico como CT-e Complementado.
No CT-e complementar deve ser informado apenas o valor faltante no primeiro conhecimento de transporte. Por exemplo: se um frete deveria ter sido emitido no valor total de R$ 200,00, mas por algum motivo foi emitido com o valor de R$ 150,00, o valor do CT-e Complementar será de R$ 50,00.
Como o próprio nome sugere, o CT-e complementar é um documento que complementará outro. Não há um prazo definido para a emissão do CT-e complementar, sendo assim, o emissor estará sujeito à legislação de seu estado.
CARTA DE CORREÇÃO ELETRÔNICA
Com a CC-e é possível corrigir erros básicos, como: CFOP, dados de veículo, dados do motorista, observações, dados cadastrais (endereço ou razão social) do remetente, destinatário, recebedor, expedidor e tomador, cidade de origem ou destino, entre outros.
Com a carta de correção, NÃO podem ser corrigidos erros relacionados aos valores do conhecimento, impostos, peso, alteração do CNPJ do remetente, destinatário, recebedor, expedidor e tomador do serviço, alteração da data de emissão ou data de saída, e realizar a exclusão ou inclusão de notas fiscais no conhecimento.
Porém, deve-se ficar atento à legislação de cada estado, visto que as regras para validação podem mudar em cada unidade federativa. Não há um prazo padrão estipulado para a emissão deste documento, sendo assim, o emissor estará sujeito à legislação de seu estado.
CANCELAMENTO DO CT-e
O prazo para cancelamento do CT-e é de 168 horas, que equivale a 7 dias, exceto no estado do Mato Grosso, onde o prazo para cancelamento é de apenas 2 horas. Após expirado o prazo, o cancelamento ainda pode ser feito de maneira extemporânea, porém para realizar este cancelamento, é necessário entrar em contato com a SEFAZ da sua unidade federativa e realizar a solicitação. A autorização deste procedimento depende apenas da SEFAZ, podendo também gerar custos.
Vale lembrar que, de acordo com a Nota Técnica 2015/001, é vedado cancelamento se existir MDF-e autorizado para o CT-e, ou seja, CT-es que possuem vínculo com MDF-e autorizado ou encerrado, não podem ser cancelados, cabendo também verificação de legislação do seu estado. CT-es que já estão em circulação também não podem ser cancelados. Já passou o prazo para cancelamento ou não conseguiu cancelar o CT-e? Ainda há solução.
CT-e DE SUBSTITUIÇÃO
Este procedimento é utilizado para corrigir principalmente erro no valor do CT-e, quando todas as alternativas anteriores não podem ser utilizadas.
Para gerar o CT-e de Substituição o tomador do serviço precisa ser contribuinte de ICMS e emitir nota fiscal. Para esta situação, o emitente do CT-e deve solicitar ao tomador do frete (pagador do serviço) para que emita uma nota fiscal de anulação de valores. Com esta anulação, o prestador de serviço de transporte deverá emitir um CT-e de Substituição relacionando o CT-e emitido com erro.
O prazo para emissão deste documento é de 90 dias corridos, contados a partir da emissão do CT-e original.
CT-e DE ANULAÇÃO
Este procedimento é semelhante ao anterior, porém é utilizado em casos onde o tomador do serviço não é contribuinte de ICMS, e não emite nota fiscal.
Para que o CT-e de anulação seja gerado, o Tomador do Serviço deverá gerar uma declaração de anulação de serviço de transporte, mencionando o número, data e valor do CT-e original, bem como o motivo do erro.
De posse da declaração emitida pelo tomador não contribuinte, a transportadora deverá emitir um CT-e de Anulação fazendo referência ao CT-e emitido com erro. O prazo para emissão deste documento é de 60 dias corridos, contados a partir da emissão do CT-e original.
REJEIÇÕES MAIS COMUNS DE CT-e
519 – CFOP INVÁLIDO PARA OPERAÇÃO
Sabemos que existem CFOPs específicos para operações de entrada e saída, sendo separados por códigos de operações intermunicipais e interestaduais. Este erro ocorre quando o CFOP informado não condiz com a operação. Por exemplo: entrega com destino intermunicipal e informado CFOP interestadual, e vice e versa. Até que a correção seja feita, o CT-e não pode ser autorizado.
678 – USO INDEVIDO
Esta situação ocorre toda vez que se faz mau uso do ambiente de autorização da SEFAZ, realizando várias tentativas de validação do documento. Para conseguir concluir a validação, é necessário aguardar um tempo mínimo de 3 minutos, e efetuar nova requisição.
105 – LOTE EM PROCESSAMENTO
Este erro acontece devido a alguma oscilação na SEFAZ validadora. Toda vez em que um documento é enviado para o ambiente de autorização, em seguida o sistema faz uma consulta automática do status deste. Quando há esta oscilação, o status retorna como Lote em Processamento, pois o processo de validação ainda não foi concluído. Para corrigir esta rejeição, deve ser aguardado um tempo mínimo de 3 minutos para fazer o envio de uma nova requisição.
225 – FALHA NO SCHEMA XML DO CT-e
A rejeição Falha no Schema XML do CT-e é gerada por vários motivos, e alguns deles são:
- Quando são informados caracteres inválidos como: ! @ # $ %, por exemplo;
- Quando versão do documento é diferente da versão esperada pela SEFAZ. Como exemplo, podemos citar a emissão de CT-e na versão 2.00a, quando estiver em vigência apenas a versão 3.0, que será em dezembro de 2017;
- Ou ainda, deixar em branco os campos que são de preenchimento obrigatório.
Para conseguir realizar a emissão, será necessário verificar se há algumas dessas inconsistências em seu CT-e, e tentar validar novamente assim que corrigido.
204 – DUPLICIDADE DE CT-e [Nrec:999999999999999]
Esta rejeição ocorre quando, por alguma falha na atualização do status do CT-e, é feita uma nova tentativa de validação em um CT-e já autorizado. Ao verificar uma nova tentativa de validação de um documento já autorizado, a SEFAZ retorna com erro de duplicidade. Para reparar, basta realizar uma consulta no CT-e. Isso fará com que o real status seja atualizado.
539 – DUPLICIDADE DE CT-e COM DIFERENÇA NA CHAVE DE ACESSO
Apesar de a descrição ser semelhante à rejeição anterior, esta situação ocorre de maneira diferente. Esta rejeição ocorre sempre que a SEFAZ identifica que está sendo feita uma tentativa de validação de um CT-e com determinado número e série já utilizados anteriormente pelo mesmo CNPJ emissor. Isso pode ocorrer quando inicia a emissão em um novo sistema e não é ajustado a numeração de sequência. Ou também quando um CT-e Autorizado é excluído, e emitido outro usando o mesmo número e série. Para corrigir, é necessário ajustar o CT-e conforme os dados constantes na SEFAZ no momento da validação, e prosseguir com a numeração sequencial.
203 – EMISSOR NÃO HABILITADO PARA EMISSÃO DO CT-e
O contribuinte deve estar devidamente cadastrado na SEFAZ de seu estado para que possa fazer a emissão de CT-e, bem como os demais serviços, como consulta, cancelamento e inutilização do CT-e. O credenciamento deve ser feito tanto para ambiente de homologação (ambiente de testes), quanto em produção (ambiente com valor fiscal). Ao receber a rejeição 203 – Emissor não habilitado para emissão do CT-e, é necessário verificar com a SEFAZ validadora de seu estado se o CNPJ está devidamente credenciado para fazer emissão de CT-e nos dois ambientes e se há alguma pendência, como problemas na inscrição estadual, por exemplo.
540 – GRUPO DE DOCUMENTOS INFORMADO INVÁLIDO PARA REMETENTE QUE EMITE NF-e
Ocorre quando o emissor do documento fiscal da mercadoria que está sendo transportada, é obrigado a emitir NF-e, e no grupo de documentos está sendo informado nota fiscal modelo 1 ou 1-A, documento este que foi substituído pela nota fiscal eletrônica. Para reparar, é necessário alterar o modelo da nota para NF-e, e informar a sua chave de acesso.
212 – DATA DE EMISSÃO DO CT-e POSTERIOR À DATA DE RECEBIMENTO
A rejeição “data de emissão do CT-e posterior a data de recebimento” é gerada quando a data ou hora da máquina ou do sistema emissor está adiantada em relação ao horário dos servidores da SEFAZ estadual. Lembremos que, na validação de qualquer documento fiscal eletrônico, a primeira validação é realizada em esfera estadual, para que então seja recebida pela SEFAZ Nacional. Sendo assim, é importante manter o horário do equipamento ou do sistema emissor de CT-e no mesmo horário de seu estado. Este tipo de erro é comum em estados onde há fuso horário diferente do horário de Brasília.
403 – FORBIDDEN:ACCESS IS DENIED
O código de erro 403 Forbidden (403 Proibido) é um erro HTTP retornado pelo servidor web quando o usuário tenta obter acesso a um recurso que o servidor não permite. Geralmente ocorre quando o ambiente validador da SEFAZ está temporariamente indisponível. Como medida paliativa, o contribuinte pode utilizar qualquer alternativa de emissão em contingência prevista na legislação.