Um gerenciamento eficaz de custos de frota permite aos gerentes a oportunidade de desenvolver um entendimento de todos os aspectos financeiros do negócio – onde e como o dinheiro está sendo gasto e as áreas que precisam ser reduzidas.
Como em qualquer empresa, os gerentes de frota estão sendo desafiados a reduzir as despesas gerais e a manter os orçamentos.
Para te ajudar a enfrentar este desafio de gestão, separamos estas dicas simples que você pode consultar sempre que sentir alguma dificuldade em gerenciar o custos de sua frota.
A gestão de uma frota veicular traz muitos desafios, mas talvez a tarefa mais rigorosa seja o gerenciamento de custos da frota. A organização da sua empresa como um todo e principalmente a sua lucratividade, sentirão na pele os efeitos dos custos de frota mal gerenciados e é comum que novos gestores, ainda sem prática ou experiência na empresa, sintam algumas dificuldades na hora de gerenciar as despesas. Isso acontece, principalmente nos casos em que o gerenciamento é feito de forma manual, pois com tantos custos flutuantes e dados difíceis de interpretar, tendências e deficiências importantes podem passar despercebidos frequentemente.
Pode parecer um assunto básico demais, porém alguns gestores de frota não separam os custos de frota de uma forma tão clara. Para otimizar a sua gestão e economizar, é importante ficar claro que os custos da sua frota são divididos em fixos e variáveis.
Custos fixos não são alterados, independentemente do uso. Eles dependem de fatores externos, além das suas atribuições. Alguns exemplos de custos fixos incluem:
Já os custos variáveis variam de acordo com o tamanho e tipo da sua frota. Uma vez que os custos fixos são pré-determinados, você pode se concentrar em como melhorar a eficiência da sua frota para reduzir os seus custos variáveis.
Exemplos de custos variáveis incluem:
Tudo bem se a sua empresa considera o TCO (Total Cost of Ownership) ou, em tradução livre, Custo Total de Propriedade para conseguir dados sobre o custo real por cada usuário. Entretanto, a análise do Custo Total de Mobilidade (TCM), é um componente essencial de qualquer estratégia de otimização dos custos de frota. Portanto, não podemos deixar este tópico de fora ao falarmos sobre gerenciamento de custos.
O TCM vai mostrar para você, gestor de frota, custos com uma abrangência muito mais ampla por veículo, como emissões de CO2, riscos de acidentes e gastos de tempo. Dessa forma, focar no TCM em detrimento do TCO vai garantir o aparelhamento com uma visão mais integrada de gestão.
Não deve ser surpresa para você: o combustível é a maior despesa contínua da sua frota. Embora o controle do preço do combustível não esteja nas suas mãos, existem algumas formas de reduzir e gerenciar essa despesa que gera tanta dor de cabeça para os gestores de frota.
Já que o combustível é um custo variável, é fundamental monitorar o custo e o consumo de cada um de seus ativos. Sabe como?
Rastreando todos os abastecimentos e tomando nota.
Dessa forma, você pode determinar o custo médio por KM para prever despesas futuras.
Embora alguns gestores ou empresas ainda continuem anotando esses custos em planilhas, essa prática, além de deixar você mais suscetível à erros, dificulta a sua tomada de decisão. Prefira acompanhar tudo em tempo real e ter os seus dados sempre disponíveis.
As peças de reposição podem representar mais de um terço dos custos com a manutenção de veículos. Por este motivo, como gestor é crucial que seja capaz de evitar que a sua operação pare através de um estoque de peças. Entretanto, manter estoque suficiente disponível e comprar peças desnecessárias pode ser muito desafiador. Neste caso, um sistema de gerenciamento de frota pode ajudar você, na medida em que através dele, você pode rastrear quantidades, receber notificações e fazer a gestão de inventário e de ordens de serviço.
A questão aqui, é parar e se perguntar: “Será que você está utilizando seus ativos da melhor maneira possível?”
O dimensionamento correto da sua frota é uma etapa importante para reduzir a manutenção, o combustível e o custo total da sua frota. Dois fatores principais para dimensionar corretamente sua frota são a utilização de ativos e a substituição de veículos. Pense em como você está usando seus ativos e se eles estão afetando negativamente seus resultados.
Ativos com baixo desempenho podem, afinal, custar a você despesas não planejadas, além de tempo de inatividade. Normalmente, os gestores recorrem à substituição de veículos. O que provavelmente é a saída mais cara para a empresa. Sobre isso, pense da seguinte forma: manter veículos que precisam constantemente de reparos pode até evitar grandes despesas, mas isso pode representar milhares a longo prazo. Se for caso de substituição, considere então adquirir veículos que consumam menos combustível. Já que, como falamos anteriormente, esse é o maior gasto da sua frota de veículos.
A TranspNet tem a ferramenta certa para ajudar no gerenciamento do custos de sua frota!
Gerenciar os custos de sua frota também pode ser uma tarefa árdua e contínua. Por isso, é crucial contar com tecnologia de ponta, afinal, um gestor precisa ter informações importantes sempre disponíveis para facilitar a tomada de decisão.
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