Os empresários costumam ter muita dor de cabeça com a burocracia das documentações que existe no país – empreender não é tarefa fácil e exige conhecimento jurídico.
Os documentos fiscais são alguns dos primeiros tópicos a serem pensados, afinal, ninguém quer manter um negócio próspero sem que esteja em conformidade com a lei. Mas o que eles são, para que servem e será que é realmente necessário guarda-los por muito tempo?
Para facilitar o seu entendimento sobre esse assunto e responder todos esses questionamentos, que é muito comum no mundo empresarial, criamos este artigo. Dividimos ele em tópicos curtos para que a leitura fique mais dinâmica.
O que são documentos fiscais?
A fiscalidade é um processo pelo qual há a arrecadação de receitas por parte do estado (Receita Federal) visando o investimento aplicado nas necessidades dos cidadãos.
Logo, um documento fiscal é algo que prove a transação de vendas e compras de serviços e produtos das companhias para as pessoas ou para outras empresas.
De todos os documentos fiscais existentes (que são muitos) o mais conhecido é a nota fiscal.
Porém, não há um único modelo padronizado para uma nota como esta – isso se explica pelo fato de haver dois tipos de impostos (serviços e produtos).
Além dela há os carnês de pagamento, ingressos, cupons, recibos, declarações, autorizações… Tudo isso faz parte dos documentos fiscais.
O que é importante saber é que, conforme o Ministério da Fazenda, todas as instituições que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir tais documentos – mesmo que a prestação seja isenta dos impostos.
No mercado existem também os documentos não fiscais, que não são aconselháveis pelo Ministério e pode resultar em multas e complicações judiciais.
É preciso guardar os documentos fiscais?
Esses documentos legais são necessários na hora de fazer a declaração de impostos e o recomendado é que sejam guardados por, ao menos, 5 anos.
Há algumas dicas importantes: os cupons de prestação de serviço devem ser armazenados a se contar do dia da prestação da atividade. E o livro fiscal, desde a data de encerramento.
Já os documentos que estão em casos de processos em andamento devem ser arquivados até que a decisão seja concluída.
E os documentos fiscais eletrônicos – são iguais?
Para fiscalizar ainda mais as empresas, o governo implantou a Nota Fiscal Eletrônica – a mudança é para o fato de que a prestação de serviços a Receita Federal é feita de forma mais rápida.
Além disso, a economia para a empresa está na infraestrutura, já que não é mais necessário arquivar todos os papeis de forma física.
A Credibilidade dos Documentos Fiscais
O fisco costuma dar bastante atenção para a credibilidade do documento fiscal. Dessa forma, os agentes observam itens como a razão social, inscrição, o tipo de nota fiscal, a quantidade, datas… Tudo isso para garantir a plena credibilidade.
Para a Fazenda, essa análise evidencia a existência de uma empresa e é um termômetro da atividade, que acusa as altas e as baixas da vida comercial.
Como organizar os documentos fiscais na sua empresa
Independente se os documentos são físicos ou digitais, a disposição deles dentro de um negócio comercial é importante independente do tamanho da sua empresa.
Uma dica simples e que faz todo sentido é organizar os “papéis” por categorias, que podem ser divididas por datas ou por tipo de documento ou por clientes e fornecedores.
Se a sua empresa for muito grande, você deverá definir também um dia exato para o arquivamento de tais documentos fiscais – isso ajuda na rotina de trabalho e facilita a consulta de informações.
Com a mudança tecnologia, novas portas foram abertas para essa gestão. Atualize-se mantendo a segurança dos arquivos e com profissionais especializados.
Depois de esclarecer suas dúvidas sobre os documentos fiscais, você precisa saber como traduzir em inglês, saiba mais!
Quais são os principais tipos de documentos fiscais?
Esse trabalho burocrático não acontece apenas na abertura de uma empresa. Um negócio para funcionar bem e dentro da lei precisa manter suas obrigações durante os anos de operação.
Selecionamos alguns dos documentos fiscais mais importantes de uma empresa, confira!
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
O CNPJ é muito parecido com o CPF (Cadastro de Pessoa Física) – enquanto um é destinado para as empresas, o outro é para as empresas.
Sem um CNPJ a empresa não fica oficializada, ou seja, não pode emitir seus próprios documentos fiscais, inclusive, fica impossível efetivar as compras e as vendas.
Alvará de Funcionamento
Para a empresa funcionar, ela precisa estar de acordo com os critérios municipais, independente se for um comércio, prestação de serviço ou indústria (além de outras atividades).
Isso quer dizer que o estabelecimento precisará ter um alvará mostrando que está apto para funcionar. A autorização tem que ser renovada de tempos em tempos.
Sem o alvará, a empresa pode ser interditada a qualquer momento.
Inscrições Estadual e Municipal
Isso tem a ver com o tipo de atividade que a empresa vai exercer. Todas precisam estar inscritas na Secretaria Estadual da Fazenda.
O documento, que também é fiscal, deve ser obtido uma única vez e é responsável pela comunicação entre a empresa e os órgãos públicos.
Os Livros Contáveis e Fiscais
As operações com esses fins precisam ser registradas diariamente e tem que ficar sob a guarda da própria empresa. Geralmente, usam-se livros diários, entradas e saídas, controle de estoque.
A ideia é anotar toda movimentação da empresa, inclusive, as transações bancárias, de mercadorias, de impostos, entre outras.
As Notas Fiscais
Esse é o documento mais conhecido, mas também que causa mais transtorno na vida dos empresários.
A emissão da NF é obrigatória para quase todas as empresas e aí é que vale a ideia de armazenar por, ao menos, 5 anos.
A importância dos documentos fiscais
Além de entender o que é um documento fiscal e quais são os tipos do mercado, o empreendedor precisa levar em conta que a organização pode fazer toda a diferença – afinal, nunca se sabe quando você vai precisar deles.
Outro ponto importante é sobre a importância de ter esses documentos na sua empresa – isso a torna válida, ativa e pronta para crescer.