SAIBA O QUE É UM SISTEMA ERP?

O sistema ERP o que é? Como ele pode contribuir para a gestão do negócio?

Muitos gestores de pequenas e médias empresas têm dúvidas sobre essa solução, pois não compreendem como o investimento pode trazer um retorno financeiro para a empresa.

Neste post, vamos esclarecer suas dúvidas sobre o assunto, além de mostrar como é possível reduzir erros e aumentar a eficiência da empresa com um software ERP.

O que é um sistema ERP?

ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning. Esse modelo de software disponibiliza ferramentas integradas de finanças, frota, comercial, contábil, e demais setores da empresa, contribuindo para automatizar tarefas e tornar mais eficiente a gestão empresarial.

Ao disponibilizar recursos a vários departamentos da organização, esse sistema diminui as chances de erros na execução das atividades, e ao mesmo tempo, as incompatibilidades entre outras ferramentas são reduzidas.

Já imaginou quantas vantagens um software como esse pode trazer para um negócio? Em vez da equipe precisar lançar informações em planilhas de Excel, ela poderá centralizar os dados no sistema interpretando as informações financeiras e contábeis de maneira simples e rápida.

Além disso, muitas ferramentas do mercado permitem a integração com as áreas de vendas e compras. Dessa maneira, o gestor tem muito mais controle de toda a operação da empresa.

Quando um produto é lançado no estoque, por exemplo, o setor financeiro já recebe as informações para realizar o pagamento. Da mesma forma, quando um item é vendido, o estoque é ajustado para evitar falhas de comunicação entre os setores da organização.

O sistema ERP pode, ainda, auxiliar na emissão da nota fiscal eletrônica, já que as atividades são automatizadas.

Como ele funciona e para que serve? Geralmente, o sistema ERP tem variados módulos, que conversam entre si. Ele é criado a partir de uma base de dados única, mas que faz divisões por módulos para contemplar setores diferenciados das empresas, como contabilidade, recursos humanos e vendas.

Como as informações são integradas, os processos transcorrem de maneira mais ágil e com menos erros. Quando o software identifica poucos produtos no estoque, por exemplo, os dados aparecem para o setor de compras, que pode providenciar mais unidades.

Assim, é possível reduzir os problemas de comunicação entre os departamentos, pois o próprio sistema ERP faz essa integração das informações.

Uma solução para uma transportadora, por exemplo, terá funcionalidades diferentes daquelas utilizadas por um supermercado. Enquanto uma precisa controlar a frota e integrar os dados com o setor financeiro, a outra necessita acompanhar as vendas e o estoque.

Por esse motivo, é sempre importante avaliar a empresa que fornece a solução. Considere se ela oferece as funcionalidades que atendem ao segmento de mercado em questão.

Qual a aplicação?

Afinal, o sistema ERP o que é? Para que ele serve? Trata-se de uma importante ferramenta para organizar as demandas da empresa e registrar informações de fornecedores, clientes, colaboradores, veículos e finanças.

O software também auxilia o gestor a identificar os itens mais vendidos pelo estabelecimento, os processos que apresentam falhas e a margem de lucro de cada um deles. Logo, em médio e longo prazo, a solução ajuda a melhorar a competitividade da sua empresa diante dos concorrentes do mercado.

Como o sistema ERP auxilia a gestão empresarial? Um sistema ERP oferece muitas vantagens para o estabelecimento. A principal delas é o auxílio para uma visão ampla sobre o negócio e a possibilidade de criar relatórios detalhados sobre os setores, o que contribui para a identificação dos processos que trazem melhores resultados.

Veja outras vantagens dessa ferramenta:

Redução de custos

Por aumentar o controle sobre todas as atividades, o software ERP ajuda a diminuir os custos do empreendimento. O domínio dos itens em estoque, por exemplo, reduz as perdas de materiais em caso de vencimento do prazo de validade.
Ao identificar que algum produto está próximo da data de expiração, o gestor pode aplicar uma promoção especial para reduzir a sua perda. A solução ainda proporciona aumento na produtividade dos colaboradores, uma vez que as tarefas são automatizadas e o trabalho manual é reduzido. Consequentemente, o gestor pode observar:

• Maior cumprimento dos prazos de entrega;
• Diminuição da necessidade de contratação de mais profissionais;
• Redução dos custos de TI.

Controle sobre os processos

O sistema ERP tem módulos que permitem a integração de todas as atividades da empresa. Dessa forma, ele aumenta o controle do gestor sobre os processos, permitindo maior domínio dos setores que apresentam mais problemas e a identificação de maneiras mais eficazes para administrar a empresa.

Para complementar, ele permite que você dedique o seu tempo à gestão do negócio porque a ferramenta faz o controle dos processos.

Maior eficiência da gestão tributária

Um benefício que, muitas vezes, não é percebido pelos gestores é a redução dos riscos de notificações e multas por parte do fisco. Afinal, o software ERP auxilia no cumprimento da legislação tributária e fiscal, o que diminui as chances de erros no pagamento de impostos.

Segurança dos dados

Quantas vezes a sua equipe já perdeu informações importantes ou demorou horas para encontrá-las? Um sistema ERP diminui esse tipo de problema, pois reúne os dados em um mesmo local. Sendo assim, basta fazer uma pesquisa sobre os itens que o gestor precisa saber e analisar as informações minuciosamente.

Como escolher um software ERP adequado?

Antes de adquirir qualquer solução para a companhia, é imprescindível fazer uma avaliação sobre as opções do mercado. Outra dica é verificar as reclamações (em sites como Reclame Aqui) e contatar clientes da empresa para saber qual é a avaliação que eles fazem sobre a solução.

Realizei uma busca no Google com a frase “sistema erp site:reclameaqui.com.br” para que me retornassem todas as reclamação no site Reclame Aqui, contendo a frase “sistema erp”. Clique aqui e descubra os resultados atualizados.

Também é fundamental considerar a experiência que a empresa tem no mercado e as funcionalidades que ela pode oferecer para o seu negócio. Faça a pesquisa com tranquilidade e escolha um software ERP que atenda às especificidades exigidas pelo seu negócio!

Aproveite para solicitar uma demonstração de nosso ERP e conhecer os benefícios da nossa solução antes de efetivar a compra. Temos total segurança em pedir a você que realize uma pesquisa de mercado e assim voltar a falar conosco para concretizar que temos o melhor software de gestão para a sua transportadora, sendo a necessidade no mercado nacional ou internacional. Somos especialistas no assunto e garantimos essa credibilidade.

O que fazer no momento de implementar o sistema ERP?

O sistema ERP é uma ferramenta capaz de otimizar a execução de todos os processos de uma empresa, aumentando a eficiência de seus departamentos, por meio da integração, tornando-a mais produtiva e rentável. Depois de compreender de que se trata, como funciona e o que considerar antes de selecioná-lo, é importante descobrir os meios para implementá-lo.

Esse procedimento, referente à instalação do software e ao início de sua execução, é vital para determinar seu desempenho futuro e o nível de engajamento dos colaboradores para utilizá-lo. Por esse motivo, não deve ser deixado de lado.

Compartilho cinco práticas úteis para que a implementação de um sistema ERP seja bem-sucedida na sua empresa!

1. Engaje a equipe de colaboradores
   Embora um software ERP tenha o pleno potencial de alavancar a integração de setores em uma companhia e otimizar a eficiência de seus processos e sua produtividade, tais benefícios não podem ocorrer se ele não for usado.Um problema frequente, que pode impedir esses resultados ou, no mínimo, reduzi-los, é a prática comum entre colaboradores de muitas empresas de deixar o ERP de lado e fazer uso de métodos alternativos de controle, como planilhas eletrônicas.

   Cabe à equipe de gestores, por meio do RH da empresa, elaborar estratégias e políticas para conscientizar os funcionários a respeito da importância do software. É necessário fazer com que eles entendam que, além de beneficiar a empresa, o novo sistema é projetado para facilitar seu trabalho e deixar as tarefas que devem ser realizadas mais simples e intuitivas.

   Uma equipe engajada, que observa a nova ferramenta como um aliado em vez de um problema, utilizará melhor as suas funcionalidades, o que é essencial para que o sistema entregue os resultados que são esperados dele.

2. Escolha o ERP de acordo com as necessidades da empresa
   Antes mesmo de encomendar o software, é importante que a companhia interessada em adquirir um, entenda suas próprias necessidades e o modo como espera que o sistema solucione cada uma delas. Assim, é possível garantir que o ERP será alinhado com a sua realidade.Para obter sucesso nessa tarefa, é recomendável realizar estudos e elaborar relatórios gerenciais sobre os diversos setores e processos da companhia. Ouvir os colaboradores, que farão uso do ERP no dia a dia da empresa e recolher sugestões com eles também é importante para garantir a praticidade de suas funcionalidades.

   Assim que o gestor estiver com essas informações em mãos, será necessário organizá-las e apresentá-las de forma clara à empresa por trás do desenvolvimento. Quanto mais profunda e detalhada a explicação, mais informações os desenvolvedores receberão para produzir funções adequadas ao modelo de atuação da empresa.

   Esse cuidado é importante, tanto para garantir que o ERP será capaz de cumprir seu papel quanto para evitar que funções desnecessárias, sem uso prático da empresa, sejam introduzidas no sistema.

3. Encare a atualização dos processos da empresa
   O momento de avaliar as necessidades da empresa e o que ela espera do ERP também é útil para observar em seus procedimentos que devem ser alterados.Avaliar os processos da empresa e repensá-los para que se alinhem melhor com o novo sistema, é um meio de otimizar seus resultados porque a sincronia entre os procedimentos da companhia e o software será ainda mais alta.

   Outro ponto importante, que muitas vezes é deixado de lado, é que, embora os métodos de atuação utilizados pela empresa possam ter apresentado ótimos resultados em tempos passados, não existe nenhuma garantia de que essa qualidade continua. Na verdade, considerando as inovações constantes, a possibilidade de que eles tenham ficado desatualizados não é baixa.

   Portanto, avaliar com frequência os processos da companhia e seus resultados pode ser considerado, no mínimo, uma tarefa saudável, útil para garantir que as melhores práticas ainda estão sendo adotadas.

   É possível que mudanças em procedimentos, que algumas vezes perduraram por anos, encontrem alguma resistência. Em situações como essa, mais uma vez é dever da gestão orientar os colaboradores e explicar a eles a importância das atualizações.

4. Avalie se o hardware é adequado ao sistema ERP
   Assim como os processos e procedimentos de produção da companhia, o seu hardware e os componentes eletrônicos devem ser avaliados para garantir que têm potencial bastante para suportar o uso do software em seu pleno funcionamento.Caso os computadores da companhia sejam muito antigos ou não contem com bastante potência, esses detalhes podem se tornar empecilhos capazes de obstruir as funcionalidades do sistema. Afinal, de nada adianta adquirir um software útil e avançado se o computador onde ele deve ser instalado não é capaz de executá-lo.

   Verificar a estrutura computacional da empresa com os desenvolvedores do ERP, antes de iniciar sua implementação, é importante para garantir que os componentes são adequados. Se não for o caso, é necessário atualizá-los ou, em algumas situações, substituí-los.

   À primeira vista, o custo com hardware pode encarecer o ERP, mas essas despesas serão eliminadas com a redução de custos e o aumento da produtividade da empresa. Pensando nesse custo operacional adicional para a empresa, a TranspNet confirma que possui estrutura de ponta, com equipamentos atualizados e dimensiona seu hardware para cada cliente, proporcionando a continuidade do negócio e somando a produtividade de seu uso.

5. Invista em treinamento
   Como já foi mencionado, embora o ERP e suas funcionalidades sejam extremamente úteis e contem com o potencial de otimizar todos os processos de uma empresa e aumentar sua produtividade, essas vantagens simplesmente se tornam inúteis se ele não for utilizado. Para que isso seja feito, é necessário capacitar os colaboradores para exercer a função e obter o melhor resultado esperado.Assim como atualizações nos processos da empresa e em seus componentes de hardware, o treinamento dos funcionários não deve ser visto como uma despesa porque ao longo do tempo o seu retorno ultrapassará os gastos iniciais.

   Caso o treinamento não aconteça ou seja insuficiente, os funcionários da empresa terão diversas dúvidas sobre o novo sistema e vão estar sujeitos a cometer mais erros. Além de reduzir a produtividade, esse problema fará com que eles não confiem no software e voltem às antigas práticas de controle. Se os funcionários não usarem o sistema, ele não será capaz de produzir resultados.

   Portanto, é importante incluir o treinamento dos colaboradores no processo de implementação do sistema ERP. Buscar desenvolvedores que garantam um período de suporte nessa área, no momento de escolher a empresa desenvolvedora, é uma ideia interessante e a TranspNet se preocupa e busca, em seus atendimentos, sempre capacitar o cliente até mesmo quando aberto chamados ou em atendimentos online.

Levando em consideração todas as vantagens fornecidas por um sistema ERP, é fácil perceber que ele se tornou uma ferramenta indispensável. Empresas que o utilizam contam com uma verdadeira vantagem competitiva, algo que garante a elas liderança na disputa por novos mercados.

Alguns cuidados devem ser tomados, tanto para escolher o sistema quanto no momento de implementá-lo. Para garantir sua eficácia, é recomendável recorrer a uma empresa desenvolvedora séria, com anos de experiência no mercado e conhecimento adquirido ao longo desses anos.

Agora, que você entende o sistema ERP, o que é e suas funcionalidades, conheça quem somos e nossa atuação no Mercosul.