O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é emitido com a finalidade de vincular os documentos fiscais, como NF-e e CT-e, com informações ligadas às cargas e outras características relacionadas ao transporte. A emissão desse documento é obrigatória sempre que ocorrer o transporte de cargas e ele tem validade em todo território nacional. O intuito desta abordagem é para mostrar quais são as particularidades do MDF-e e como cada uma delas funciona.
Alterar o MDF-e depois de validado
É possível alterar os dados informados no MDF-e de forma livre. Porém, isso só pode ser feito antes de transmitir o documento para a SEFAZ. Depois que isso é feito, existe o impedimento de modificar as informações contidas, como documentação, carga e veículo.
Caso a necessidade de alteração ocorra depois da transmissão, deve-se fazer o encerramento do MDF-e e a emissão de um novo documento, dessa vez, com as informações corretas.
Existe uma exceção para esses casos: a inclusão de motorista, processo que é feito de forma distinta. Aqui, é necessário acessar o evento “Inclusão de condutor” dentro do seu sistema de emissão de MDF-e.
Combinação de UF de carregamento e descarregamento
Ao gerar um MDF-e, o emissor poderá combinar todos os CT-es ou NF-es que tenham em comum a mesma UF de descarregamento, independentemente da UF de origem.
Vale destacar que não se deve gerar mais de um MDF-e para a mesma UF de destino, mesmo que existam inúmeras descargas a serem feitas no estado — ainda que as entregas sejam feitas em diversos municípios.
Agrupamento das CT-es de UFs diferentes em um MDF-e
É possível agrupar todos os CT-es que serão enviados em um mesmo veículo em um único MDF-e, desde que eles tenham a mesma UF de destino em comum.
Caso as entregas, e os CT-es emitidos, sejam para estados distintos, é preciso gerar outros MDF-es, mesmo que todo o percurso seja realizado pelo mesmo veículo.
Então, se uma carga sai do Minas Gerais com destino a Rio Grande do Sul, você pode agregar todos os CT-es que sejam de RS em apenas um MDF-e. Entretanto, se alguma entrega for feita em São Paulo e outra no Paraná, será necessário emitir mais 2 MDF-es.
Importância de informar a UF de percurso
A UF de percurso precisa ser informada para que a SEFAZ tenha o conhecimento do seu trajeto que será realizado até chegar no destino. Dessa forma, caso haja fiscalização, o fiscal saberá se o veículo está fora do trajeto previamente informado.
Então, ao emitir o MDF-e, deve-se indicar quais UFs serão percorridas do ponto de origem até o destino — desde que exista pelo menos um estado entre o carregamento e o descarregamento.
Vale destacar que a UF de percurso informada deve sempre ser registrada na ordem da rota que será feita pelo motorista. Usando o mesmo exemplo citado acima, uma carga que sai de Minas Gerais com destino ao Rio Grande do Sul e entrega em São Paulo e no Paraná, a UF de percurso será: São Paulo (SP), Paraná (PR) e Santa Catarina (SC).
Obrigatoriedades do RCTR-C para a emissão
O RCTR-C é o seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga. Ele passou a ser obrigatório a partir da versão 3.0 do MDF-e (que passou a vigorar em outubro de 2017).
Com esse seguro, a transportadora tem a garantia de que as indenizações a serem pagas em caso de acidentes com os veículos sejam cobertas. Como acidente, entende-se:
- colisão;
- abalroamento;
- capotagem;
- tombamento;
- incêndio;
- explosão.
Ainda que a transportadora conte com outro seguro e o embarcador tenha um seguro próprio, o RCTR-C deverá ser contratado. Isso também vale para os casos em que o dono da carga não exija seguro nas negociações referentes ao acordo do frete.
Em resumo, podemos afirmar que o RCTR-C não se trata de um documento a ser emitido, mas sim de um seguro obrigatório que deve constar nas informações do manifesto para que esse documento seja devidamente emitido.
Validação do MDF-e pela SEFAZ
Sempre que um MDF-e é validado, a SEFAZ considera o tipo de emitente (se o transporte é feito para carga própria ou de contratante), a placa do veículo e o estado onde a descarga será feita.
Caso você tenha algum MDF-e que não foi encerrado e você gere outro documento que tenha registradas, pelo menos, duas informações idênticas, a SEFAZ não fará a validação. Nesse caso, será necessário encerrar aquele que está em aberto para só então conseguir a liberação para o novo.
Encerramento do manifesto
Já que estamos falando do encerramento, vale a pena citar as particularidades do MDF-e no que diz respeito a esse processo. É natural que alguns emissores reportem uma mensagem de rejeição informando que “Existe MDF-e não encerrado para esta placa, tipo de emitente e UF descarregamento”.
Essa trava ocorre justamente pela falta de encerramento do documento. Por isso, a informação deve ser sempre transmitida pela SEFAZ, utilizando o mesmo software no qual o MDF-e foi gerado. É só assim que outros manifestos poderão ser emitidos posteriormente.
Vale frisar que a transportadora sempre deverá encerrar o MDF-e no término de cada percurso e também em casos de:
- redespacho;
- subcontratação;
- transbordo;
- inclusão de outras mercadorias no transporte;
- substituição do motorista, veículo ou contêiner, por exemplo;
- imprevisto na retenção de uma parte da carga que está sendo enviada.
Nesses casos, assim que o documento for encerrado, deve-se emitir um novo MDF-e com as informações corretas a respeito dessa nova configuração. Assim, se ocorrer de o veículo ser parado em alguma fiscalização, os dados estarão atualizados e sem nenhum risco para a transportadora.
Conhecer as particularidades do MDF-e é de suma importância para emitir o documento da maneira correta e evitar problemas com a fiscalização, podendo acarretar multas. Outra medida que ajuda a otimizar essa rotina é adotar um sistema para emissão de manifestos e controle de transportadoras, diminuindo o risco de erros e outras falhas.