Quem atua no ramo de transportes deve tomar muito cuidado para não cometer erros para não enfrentar problemas com a fiscalização, não é mesmo? Pagar multas por falta de documentos fiscais é uma situação pela qual nenhum empreendedor deseja passar!
Atualmente existem inúmeras obrigações fiscais a cumprir. Se manter em dia com o Fisco, pode ser uma tarefa complicada, principalmente para quem ainda não modernizou o seu negócio.
Como a informação é a melhor arma para quem deseja evitar prejuízos, veja a seguir, os principais documentos fiscais para o transporte de cargas que você deve emitir, as possíveis multas para quem descumpre as regras e, claro, algumas dicas imbatíveis para não cometer esse erro.
Quais documentos fiscais obrigatórios para o transporte de cargas?
Toda empresa precisa cumprir com regras tributárias, mas existem algumas obrigações que são específicas de cada segmento, como é o caso dos documentos fiscais do ramo de transportes.
Essa é uma informação básica para manter seu negócio longe das multas por falta de documentos fiscais e punições dos órgãos fiscalizatórios. Por isso, conheça os documentos imprescindíveis para o transporte rodoviário.
CT-e
O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o responsável por documentar o transporte entre estados e municípios. Sua utilização é obrigatória, principalmente porque torna o controle e a fiscalização do cumprimento das obrigações tributárias mais ágeis e seguros.
Ele precisa ser emitido a cada transporte e tem um papel semelhante à nota fiscal, só que para o transporte. Inclusive, é por meio dele que ocorre o pagamento do serviço de frete, o que garante sua importância para controle de valores por parte do Fisco.
MDF-e
O Manifesto Eletrônico de Documentos fiscais (MDF-e) é um documento obrigatório para transportadoras com mais de um CT-e e, também, para o transporte em caminhões próprios, arrendados, por meio de um transportador autônomo que tenha duas ou mais notas fiscais.
Desde outubro de 2017, passou a vigorar a exigência do MDF-e 3.0, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de vincular todos os documentos fiscais referentes ao transporte realizado.
NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento muito importante, pois documenta e comprova o recolhimento dos impostos referentes a qualquer venda que ocorra no Brasil. Vale ressaltar que a lei prevê que o emitente e o destinatário devem manter esse arquivo digital, portanto, a transportadora não é a única responsável em mantê-lo em dia.
Sem a apresentação da nota fiscal, não há como apresentar a origem do produto, que pode ser considerado roubado ou contrabandeado. Nesses casos, é comum que haja a apreensão total da carga, o que exige bastante cuidado.
PEF
O Pagamento Eletrônico de Frete (PEF), também conhecido como carta frete eletrônica, é obrigatório desde 2011. Em resumo, ele é a comprovação do pagamento feito ao transportador autônomo e à empresa de transportes com até três caminhões.
Esse documento surgiu devido à falta de controle sobre esses pagamentos, permitindo que a remuneração pelo trabalho fosse mais justa, a arrecadação tributária mais eficiente e que a informalidade no setor fosse reduzida.
DANFE
A Nota Fiscal Eletrônica não existe de modo físico, mas é importante para o transporte. É por isso que uma obrigação envolve a apresentação do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ele funciona como se fosse a “versão impressa” da NF-e e é um dos documentos fiscais mais importantes.
É ele que acompanha a mercadoria durante toda a movimentação logística e demonstra a origem da carga, por exemplo. Além disso, serve como recibo de entrega no destino, o que garante a segurança para todos os envolvidos.
DACTE
O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) é para o CT-e o que o DANFE é para a NF-e. Trata-se, portanto, de um documento fiscal auxiliar e impresso, que contém informações relevantes do CT-e.
Assim como o DANFE, deve estar associado à mercadoria em todo o trajeto, até que ocorra a entrega. Em um momento de fiscalização de certas características da carga, como o peso, o DACTE será o principal documento avaliado para garantir a compatibilidade de informações.
DAMDFE
O Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos fiscais (DAMDFE) está associado ao MDF-e e serve como a sua versão impressa. Junto ao DACTE e ao DANFE, deve acompanhar a carga durante todo o transporte para evitar problemas com a fiscalização.
Antes, quem realizava sua função era o manifesto de carga, que era feito com cada empresa de acordo com os próprios padrões. Com a criação do MDF-e, ele se tornou a alternativa para garantir a conferência de dados, já que o documento principal existe apenas eletronicamente.
RCTR-C
A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C) nada mais é que um seguro de responsabilidade civil, de caráter obrigatório. Esse é um dos documentos fiscais mais relevantes, já que deve ser contratado pela transportadora para garantir a proteção em caso de acidentes ou outros problemas.
Ele precisa ser emitido adequadamente porque será exigido no preenchimento do MDF-e. Em uma fiscalização, é comum que haja a conferência sobre a validade desse seguro para diversas situações, como tombamento, incêndio ou colisão.
Mais que ser uma obrigação legal, trata-se de uma proteção extra para a transportadora. Diante da necessidade de pagar certas indenizações no caso de avarias, o seguro garante a cobertura completa.
Quais são os prejuízos em multas por falta dos documentos fiscais?
Conforme vimos, atuar no ramo de transportes exige muito mais do que um caminhão e bons motoristas para executar o serviço. Uma transportadora deve atuar em conformidade com a lei e cumprir todas as exigências para tornar o transporte seguro e transparente.
É importante destacar que a tentativa de burlar o sistema e sonegar impostos nunca é uma opção. A Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) exerce fiscalizações constantes e quem se arrisca pode ter grandes prejuízos.
Confira as principais multas por falta de documentos fiscais!
- Multa por falta de CT-e
- Multa por falta do RNTRC
- Multa por dificultar a fiscalização
- Multa por documentos ilegais
- Multa por veículo não cadastrado
- Multa por registro cancelado
É praticamente impossível uma transportadora não emitir o CT-e, afinal o documento é imprescindível para que o embarcador pague pelo transporte. Porém, é necessário que você compreenda que existem penalidades para o lançamento de informações incorretas e, claro, para a falta de emissão.
O Código Penal Brasileiro diz que é crime contra a ordem tributária omitir informação ou prestar informações falsas à administração tributária, assim como negar ou deixar de fornecer documento fiscal referente à prestação do serviço. A pena para quem pratica esses atos é de 2 a 5 anos de reclusão.
Além da prisão, a empresa será multada em R$ 550,00 e, também, pode ter as atividades suspensas. Portanto, é importante ficar atento à emissão correta desse documento corretamente.
Caso, durante a fiscalização, se observe que o caminhão não tem o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC) ou o código apresentado não está de acordo com as exigências, será gerada uma multa no valor de R$ 550,00.
Se o transportador não tiver esse cadastro, a multa é de R$ 1,5 mil. Porém, se o cadastro estiver cancelado, ela sobe para R$ 2 mil.
É importante ressaltar que, ao comprovar que os dados no RNTRC não são verdadeiros, a empresa fica impedida de operar por 2 anos e deve pagar uma multa de R$ 3 mil.
A transportadora que dificulta a fiscalização recebe punição. Afinal, o seu papel é exatamente o contrário: facilitar que a ANTT e os demais órgãos fiscalizatórios executem sua função e assegurem um transporte mais seguro e legal.
Nesse caso, o transportador está sujeito a uma multa de R$ 5 mil e ao cancelamento do RNTRC. Do mesmo modo, aquele que não atualiza os dados no cadastro dentro do prazo legal arca com uma penalidade de R$ 550,00.
Outro problema consiste na apresentação de documentos ilegais. Isso acontece quando a transportadora tenta falsificar algum documento, como ao apresentar determinado item diferente do que está registrado.
No caso específico de documentação falsa ou adulterada, a multa é de R$ 3 mil e ainda há o cancelamento da RNTRC. O transportador será impedido de obter novo registro por um período de 2 anos, o que indica que não poderá operar regularmente.
Também é importante que o caminhão ou outro veículo rodoviário esteja cadastrado na frota da empresa. Isso serve para evitar que os documentos estejam associados a um veículo e o transporte seja feito por outro, por exemplo.
Caso haja a identificação sobre a falta dessa informação, a multa prevista é de R$ 750,00. Além disso, há a suspensão temporária do registro, que só volta a ser válido diante da resolução da questão.
Algumas transportadoras encaram problemas com a fiscalização e terminam com o registro cancelado. Mesmo assim, continuam a operar, apesar de o prazo específico para solicitar um novo registro.
A fiscalização identificará facilmente esse caso, pois há o apontamento no sistema competente. Como consequência, a multa cobrada será de R$ 3 mil e a reincidência poderá levar a punições mais severas, como extensão do prazo para fazer nova solicitação.
É importante notar, inclusive, que as multas podem se acumular, dependendo da situação. A falta de registro somada a documentos ilegais dá origem a duas infrações e à cobrança combinada de multas.
Como alguns problemas estão sempre associados a outros, é essencial manter a regularidade para prevenir um efeito em cadeia quanto a essas cobranças e exigências.
Como evitar que sua empresa tenha esses prejuízos?
Após conhecer as multas por falta de documentos fiscais e descumprimento das normas brasileiras para o transporte, fica fácil entender porque prevenir essas condições é tão importante.
Situações decorrentes desse tipo geram diversos problemas, como o aumento dos custos operacionais e desequilíbrio do fluxo de caixa, além de interrupção das operações. Outro aspecto tem a ver com a confiabilidade em relação ao mercado. Afinal, se sua transportadora sempre for multada, os clientes passarão a questionar a sua atuação.
Quem deseja se manter longe desses riscos, trabalhar com segurança e de acordo com o que manda a lei, precisa ser ético e estratégico. Sim! Não basta ser um empreendedor correto e que preza pelo cumprimento de suas obrigações, é necessário ter o auxílio das ferramentas adequadas.
- Manter os documentos atualizados
- Adotar softwares de gestão
- Acompanhe as atualizações
Como visto, a desatualização de informações dá origem a documentos fiscais incorretos e que podem prejudicar o negócio. Para evitar multas e outras punições, é indispensável manter todos os dados da empresa atualizados.
Qualquer erro dará origem a documentos fiscais incorretos e que, em uma fiscalização, serão avaliados como incorretos. Por isso, sempre confira as informações para garantir que elas estejam de acordo com o que é exigido.
Existem muitos documentos a emitir e armazenar, o que demonstra que fazer tudo isso manualmente não é nada seguro ou eficiente. Por isso, para que você não receba uma surpresa desagradável, é importante contar com softwares que ajudem a emitir tais documentos.
A tecnologia, portanto, é sua grande aliada para operar longe de multas e penalidades, permitindo que o negócio cresça e se destaque no mercado.
Além de tudo, o uso de um bom software de gestão de transportadora tornará o cuidado com o negócio muito mais eficiente. A emissão e a guarda de documentos fiscais serão etapas facilitadas, ao mesmo tempo em que há total integração de dados entre os setores. Ainda que essas sejam obrigações legais, há um componente importante em relação ao conhecimento do negócio e seu gerenciamento. Portanto, a tecnologia certa é capaz de ajudar nisso.
Além de tudo, é uma forma de economizar tempo e de ter produtividade, sem prejudicar a segurança. Com menos erros e uma visibilidade completa, há um nível maior de segurança e menos prejuízos decorrentes de multas.
É muito comum que os órgãos reguladores, como a ANTT, façam modificações nas exigências quanto aos documentos fiscais. O governo também pode criar modalidades específicas, como foi o caso das versões eletrônicas motivadas pela digitalização de processos.
Por isso, é indispensável estar atento às atualizações e mudanças de exigências. Somente assim é possível garantir que o processo esteja de acordo com o que manda a lei, o que afasta problemas com a fiscalização.
A escolha do software certo também tem um papel importante nisso, afinal, o recurso deve estar sempre alinhado com as obrigações do setor. Por isso, busque uma alternativa que esteja em constante atualização e alinhada com as obrigações.
O cuidado com os documentos de transporte é essencial para evitar problemas, como as multas por falta de documentos fiscais. Com a ajuda da automação, é possível prevenir erros e simplificar todo o processo.
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