Como forma de estabelecer uma boa gestão e possibilitar um planejamento eficiente das atividades a serem exercidas no negócio, uma grande estratégia é aprimorar os fluxos operacionais no controle de transportadoras. Dessa forma, é possível alcançar os resultados esperados, garantindo vários benefícios, como a redução de desperdícios e o aumento da produtividade, entre outros.
Ter processos operacionais bem definidos é primordial para uma melhor qualidade e otimização das atividades desenvolvidas. Isso permite que a empresa se destaque no mercado. Detalho as vantagens e como a tecnologia pode ajudar a alinhar os fluxos operacionais no controle de transportadora.
Fluxos operacionais no controle de transportadoras
Os fluxos operacionais das transportadoras se apresentam em diversos setores, como administrativo, financeiro, logístico, entre outros. Eles são responsáveis por manter a ordem, a agilidade e a eficiência nos processos da operação.
Quando eles não funcionam bem, toda a cadeia é impactada. Então, os resultados negativos ou positivos vão depender de como as atividades que fazem parte da estrutura das transportadoras são desenvolvidas.
Principais processos executados em uma transportadora
Os fluxos operacionais no controle de transportadoras são importantes, até mesmo, para que problemas sejam identificados e solucionados antes que algum impacto negativo possa ocorrer, assim como para o aperfeiçoamento de acordo com as necessidades do negócio. Veja, a seguir, algumas das principais tarefas realizadas nesse tipo de negócio.
Gestão de frotas
Na gestão de frotas, é feito o controle da manutenção dos veículos, a averiguação do prazo dos documentos e do uso de combustível, obtendo uma boa administração dos gastos. Assim, fica mais fácil identificar onde estão acontecendo as maiores despesas e como reduzi-las, aumentando a receita da empresa.
Monitoramento de entregas
Essa função é realizada para que qualquer problema que possa ocorrer durante a rota possa ser detectado e resolvido, Entre eles, comunicar os clientes sobre algum imprevisto que possa ocasionar alterações na data de entrega.
Cobrança de frete
Realizar o cálculo do peso da carga, da distância, dos custos, das taxas e do preço final envolve vários critérios, por exemplo:
- Acesso ao destino final é fácil;
- Local com grandes riscos para roubo de cargas;
- Restrição para o trânsito de caminhões;
- Horário para recebimento da mercadoria e tempo para fazer a descarga;
- Se é necessário agendar a entrega, entre outros.
Gerenciamento de pessoal
O número de integrantes da equipe e suas funções varia, conforme o tamanho da empresa. Contudo, existem alguns cargos que são essenciais para o pleno funcionamento do negócio, como:
- Auxiliares;
- Assistentes;
- Motoristas;
- Analistas;
- Gerentes, Supervisores, Coordenadores, etc.
Verificação de carga
A verificação da carga em relação ao tipo, quantidade e validade também é um processo importante para a transportadora. Por esse motivo, é necessário ter atenção para evitar erros nessa etapa e evitar problemas com a devolução de mercadorias, já que isso gera prejuízos tanto para a empresa, quanto para os clientes.
Aplicação prática do software na rotina de trabalho das transportadoras
A tecnologia traz a possibilidade de automatizar diversas atividades que, quando executadas de forma manual, demandam um tempo muito maior e apresentam margem de erros muito superior.
Além disso, no ramo de transportes, as inovações proporcionadas pelo avanço tecnológico têm se tornado obrigatórias, no que diz respeito às obrigações fiscais, como a emissão do CT-e, MDF-e e o recente CIOT. Por esse motivo, não investir em software, além de prejudicar a produtividade do negócio, ainda pode acarretar em multas pelo não cumprimento das obrigatoriedades.
Como o sistema específico abrange várias funcionalidades, a aplicação da ferramenta à rotina se torna muito mais fácil, pois, dessa maneira, o transportador consegue adaptar as operações habituais ao sistema. Com isso, o que antes era feito manualmente, por controles não tão confiáveis, passa a ser feito de forma automatizada e com mais segurança nas informações para os envolvidos.
Etapas dos fluxos operacionais
De forma geral, as etapas consistem em:
- Fazer o planejamento;
- Realizar os cadastros necessários;
- Executar a operação principal, por exemplo, gestão financeira, lançamento de frete, e demais;
- Coletar dados;
- Monitorar os indicadores de desempenho.
Utilizar as métricas de avaliação precisa ser uma tarefa frequente. Afinal, é muito importante ter sempre dados atualizados e relevantes para elaborar novas estratégias e tomar as decisões mais adequadas.
Benefícios oferecidos pelo uso da tecnologia nos fluxos operacionais no controle de transportadoras
Entre as principais vantagens de adotar os fluxos operacionais no controle de transportadoras, estão:
- Gera maior precisão sobre os dados da operação;
- Proporciona o uso mais inteligente sobre os próprios recursos da empresa;
- Oportuniza que as metas estabelecidas sejam cumpridas;
- Mantém a equipe focada para alcançar os resultados;
- Gera o aperfeiçoamento da operacionalização dos processos;
- Aumenta a produtividade;
- Propicia a identificação da necessidade de novos investimentos;
- Reduz os custos;
- Garante maior alinhamento entre estratégias e ações;
- Integra as atividades;
- Automatiza as rotinas;
- Diminui os retrabalhos e tarefas desnecessárias.
Desafios encontrados na implementação dos softwares
Os maiores desafios enfrentados pela maioria dos clientes estão ligados à utilização de novas tecnologias e à adaptação ao sistema.
Gradativamente, com as operações sendo executadas diretamente pelo software, os fluxos se tornam mais fáceis de serem executados e mensurados, tornando as rotinas mais rápidas e produtivas.
Suporte oferecido pela TranspNet às empresas sobre o software
A equipe de suporte da TranspNet presta atendimento permanente e ilimitado. Isso significa que, mesmo sendo cliente há anos, ele sempre terá direito a entrar em contato para solucionar as dúvidas.
Esse é um dos grandes diferenciais, pois, principalmente no cenário fiscal, as mudanças ocorrem frequentemente, como novas leis, documentos e obrigatoriedades. Diante disso, o cliente fica ciente de que pode contar com uma rede de profissionais altamente treinados e capacitados para ajudar.
Conseguiu entender a importância dos fluxos operacionais no controle de transportadoras? Para tornar o processo mais eficiente, o ideal é contar com um software que tenha as funcionalidades adequadas para atender às necessidades da empresa e, dessa forma, otimizar as atividades rotineiras executadas e aqui apresento o nosso Sistema ERP para a Gestão de sua Transportadora de Cargas.