Nos últimos anos, existiram grandes mudanças na emissão de documentos fiscais para transportadoras para garantir mais confiabilidade aos serviços prestados para os consumidores e declarados para a receita. Além da revisão de aspectos da legislação, foi simplificado o processo de envio de informações. Contudo, gestores ainda têm dúvidas sobre como emitir o conhecimento de transporte eletrônico (CT-e), bem como a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Além disso, as organizações devem ter muito cuidado com os documentos emitidos diante da complexidade da legislação tributária do país. É importante conhecer as obrigações fiscais de sua empresa para se ter praticidade e segurança. Afinal, erros podem acarretar prejuízos legais e financeiros, como multas por pagamento indevido de impostos e processos judiciais.
Por fim, para cada situação diferente com que uma transportadora se depara, certamente há uma alternativa legal para resolver, pois a SEFAZ busca suprir as necessidades das empresas. Uma delas é a emissão de CT-e sem nota fiscal eletrônica, dúvida que intriga grande parte dos emissores do Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Veja agora se a sua transportadora pode gerar o CT-e sem nota e em quais casos essa situação se aplica.
É possível emitir CT-e sem nota fiscal eletrônica?
A resposta é bem simples: é possível, sim, emitir CT-e sem nota fiscal eletrônica vinculada. Porém ele deve estar relacionado a algum outro documento ou declaração, visto que a SEFAZ não vai validar o CT-e sem que haja informações na tag .
É permitida a inclusão de vários tipos de documentos no CT-e, além da NF-e, sendo eles:
- NF-e (nota fiscal eletrônica);
- nota fiscal modelo 1 ou 1A (documento que foi substituído pela NF-e);
- nota fiscal de produtor rural; e,
- declaração/outros.
Entretanto, não é possível fazer uso desse recurso deliberadamente. Isto é, embora a SEFAZ permita a validação de CT-e sem nota fiscal eletrônica, isso não significa que o Conhecimento de Transporte eletrônico possa ser gerado sem nenhum documento vinculado a ele.
Há de se tomar cuidado para não utilizar essa função sem que haja a necessidade, principalmente em casos em que há urgência na validação do CT-e e ainda não há informações sobre a NF-e. Para isso, deve ser aguardado o recebimento da nota.
Listamos, a seguir, algumas observações quanto aos documentos substitutos da nota fiscal eletrônica.
Como identificar os casos onde é obrigatório utilizar NF-e no CT-e?
Como se sabe, a própria SEFAZ faz um controle rígido sobre seus contribuintes, impedindo ao máximo que operações irregulares sejam executadas. Por isso, para CT-es cujo emitente da nota fiscal seja contribuinte de ICMS, não é possível utilizar modelo de nota como 1 ou 1A e nota fiscal de produtor rural na emissão de CT-e.
Ao tentar utilizar esses documentos, a SEFAZ retorna com a rejeição “grupo de documentos informado inválido para remetente que emite NF-e”.
Nota fiscal de produtor rural
Da mesma forma como a SEFAZ fiscaliza os contribuintes obrigados a emitir NF-e, o órgão também verifica se o emissor do documento é, de fato, um produtor rural por meio da sua inscrição específica. Portanto, não deve ser informado esse tipo de documento se o emissor não pertencer a essa categoria, devidamente inscrito como Produtor Rural em seu estado.
Documentos Transportados tipo Declaração ou Outros
A utilização desses modelos ou tipos de documentos transportados para emissão de CT-e limita-se a poucos casos. A declaração é utilizada quando o remetente, seja ela pessoa física ou jurídica, que está expedindo o documento de transporte não é contribuinte de ICMS.
Em alguns casos, o emissor de CT-e utiliza como documento o modelo “Outros” para emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico apenas para fins financeiros. Porém, por motivo financeiro também há a possibilidade de emissão de CT-e Complementar ou de diárias.
Existem casos, também, em que esse modelo de nota é utilizado para a emissão de CT-e para mudanças. No entanto, para essa modalidade, é recomendado que seja utilizada a nota fiscal de prestação de serviço.
Como emitir nota fiscal para transporte?
Agora que você já viu que é possível emitir CT-e sem a necessidade de emitir a nota fiscal eletrônica, deve estar com dúvida sobre como realizar esse processo. Abaixo, vamos responder os principais questionamentos sobre o assunto.
Quem é responsável pela emissão de cada documento?
O serviço de transporte de cargas exige muitos documentos fiscais e envolve três agentes principais: o remetente, o destinatário (cliente) e a transportadora. Mas afinal, quem é o responsável por emitir cada documento?
Nota fiscal de transporte (NFS-e)
A emissão da nota fiscal de transporte é de responsabilidade de quem está enviando o produto ou mercadoria. Isto é, o remetente da carga deve preencher e emitir esse documento, já que ele contém os dados do produto a ser transportado.
Nos últimos anos, a nota passou a ser emitida em formato eletrônico. Dessa forma, a empresa remetente deve estar registrada no site da SEFAZ e, uma vez aprovada, terá acesso a uma chave privada fornecida ao gestor. Com a chave em mãos, a empresa é capaz de enviar o documento de aprovação de transporte de cargas, o qual deve estar assinado eletronicamente ao sistema da SEFAZ.
A versão digital permite que sempre que o órgão receber uma fatura, o site apresenta um código em tempo real e, assim, é validada a nota fiscal de transporte. Além disso, o embarcador recebe a fatura em formato XML, a qual pode ser impressa em versão física, chamada de Documento Auxiliar da NF-e (DANFE).
Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e)
A transportadora é o agente responsável pela emissão do CT-e, pois o documento se refere apenas ao transporte da carga. Para emití-lo, deve-se solicitar o credenciamento do CNPJ da empresa na SEFAZ.
Além disso, é necessário adquirir um software emissor do CT-e, visto que a SEFAZ encerrou seu programa de emissão gratuita em janeiro de 2017. Ainda, é preciso ter um certificado digital, o qual funciona como uma assinatura, que deve ser disponibilizado por uma autoridade certificadora credenciada.
Quais dados merecem atenção por parte do leitor no momento do preenchimento?
Antes de emitir o documento, não se esqueça de configurar sua empresa. As informações que devem constar no CT-e são básicas e informam especialmente sobre a atividade de transporte para serem lançadas no sistema. Veja abaixo:
Dados do remetente
Aqui, devem ser inseridas as informações sobre o emissor da nota fiscal. Se a transportadora não buscou o material diretamente no remetente, os dados sobre a empresa que forneceu os produtos transportados devem ser registrados no campo “Dados do Expedidor”, ficando o remetente sempre como o emissor da NF-e.
Dados do destinatário
Nesse campo, serão informados os dados sobre o destinatário da nota, ou seja, o CPF ou CNPJ para quem o remetente gerou a nota fiscal. Caso sua transportadora não seja a responsável por realizar a entrega direta ao destinatário, os dados devem ser informados no campo “Dados do Recebedor”, ficando o destinatário sempre como o destino final da NF-e.
Dados da nota fiscal
A SEFAZ exige uma série de informações, como:
- peso ou volume ou cubagem;
- número e série da NF-e;
- valor total da nota ou dos produtos;
- produto predominante transportado;
- modelo da nota;
- chave de acesso, em caso de nota fiscal eletrônica;
- data de emissão;
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
Informações fiscais
O ICMS é o imposto obrigatório para emitir o CT-e, exceto se a sua empresa for optante pelo Simples Nacional, sendo desobrigada a registrar essa informação. Para emití-lo, você deve informar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e o CST (Código de Situação Tributária).
Dados de veículo e motorista
Essa informação é obrigatória apenas para carga do tipo Lotação. Nesse caso, deve-se apresentar placa, Renavam, RNTRC e UF do proprietário do veículo. Quanto ao motorista, são obrigatórios o nome e o CPF.
Valor total do serviço
É possível gerar um CT-e sem valor, porém esse é um dado muito importante. Recomendamos que não deixe de informá-lo, pois é com base nesse valor que você poderá cobrar o seu cliente.
Quais são as particularidades das notas fiscais referentes às empresas de transportes?
Deve-se estar atento às particularidades das notas ficais para evitar prejuízos para a sua empresa. Especialmente porque a sua emissão é obrigatória para cada viagem contratada e, também, para cada veículo utilizado.
Outra questão importante é quanto aos prazos de validade da nota fiscal para transporte. A maioria dos estados conta o início do prazo a partir da data de saída da mercadoria. Entretanto, existem exceções. Não deixe de conferir!
Quais as consequências de não estar atento quanto a essa questão?
Tanto o Conhecimento de Transporte eletrônico quanto a nota fiscal servem para comprovar que a prestação de serviço foi realizada dentro dos padrões estabelecidos por lei. Então, os documentos são uma forma de garantir que o governo cobre os tributos a serem recolhidos pelo transporte.
Ter controle desses papéis garante que os produtos não corram o risco de ser apreendidos, os veículos economizem tempo de parada em postos fiscais e contratem um seguro com agilidade e facilidade. Ao passo que deixar de cumprir as leis para o transporte de cargas pode gerar complicações legais e fiscais com o governo e com o Fisco.
Viu como é possível emitir CT-e sem nota fiscal? Neste artigo, apresentamos dicas simples de como emitir nota fiscal para transporte. É importante observar os requisitos legais e tributários para a emissão correta de documentos para cada agente de transporte e tipo de carga.