Quem atua no setor de transportes já sabe que existem muitos detalhes a serem observados e diversas obrigações fiscais a cumprir. Se a sua empresa emite o CT-e, é provável que já tenha contato com o documento, mas será que você realmente sabe o que é DACTE?
Falar em responsabilidades legais é algo que costuma gerar dúvidas e muita insegurança no empresário brasileiro — e isso é ainda mais acentuado no transporte de cargas, que tem obrigações específicas.
Essa realidade exige, dos profissionais da área, uma atuação mais focada e muita disposição para aprender e se manter atualizado. Afinal, esse é o primeiro passo para evitar problemas com a fiscalização.
O que é DACTE?
Toda empresa de transportes deve emitir o CT-e. Esse documento eletrônico é o responsável por deixar registrada a prestação do serviço e, dentre outras coisas, facilitar a fiscalização da atividade no país.
A questão é que, como você sabe, o CT-e é um documento exclusivamente digital — emitido e armazenado de maneira eletrônica. No entanto, existe outro, este impresso, que sempre acompanha a carga: o DACTE.
O DACTE é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico e se trata da representação física e simplificada do CT-e — mas sem o substituir. Na verdade, ele é impresso para facilitar a consulta do documento digital, já que contém uma chave de acesso em formato de código de barras.
Para que serve o DACTE?
Depois de conhecer o conceito, é simples compreender a função do DACTE, não é mesmo? Ele tem um papel muito importante no transporte de cargas e facilita bastante o trabalho da transportadora e do agente fiscalizador.
Assim, de maneira resumida, podemos apontar 3 finalidades essenciais:
- carrega a chave de acesso para consulta ao CT-e;
- acompanha a mercadoria transportada, fornecendo informações básicas sobre o transporte, como emitente, destinatário e valor da carga;
- auxilia a escrituração da atividade de transporte, especialmente quando a empresa contratante não é obrigada a emitir documentos fiscais, como o NF-e.
Quais as características desse documento?
Sempre que você é contratado para executar o transporte de uma mercadoria, deve emitir o CT-e por meio de um sistema para transportadora. Assim, logo em seguida, é interessante imprimir o DACTE e garantir que ele acompanhe a carga durante todo o trajeto.
Porém, há algumas características desse documento que você precisa conhecer bem. Afinal, elas evitam problemas e erros, ajudando o seu negócio a se manter longe das multas e, claro, das apreensões de mercadorias pelo Fisco. Por isso, é necessário saber que o DACTE:
- só pode ser utilizado depois que o CT-e for autorizado pela SEFAZ;
- pode ser reimpresso e reproduzido;
- deve ter um formato mínimo de folha A5 e máximo A4;
- não pode ser impresso em papel jornal;
- deve conter informações legíveis;
- pode conter informações gráficas, mas estas não podem prejudicar a leitura dos dados ou do código de barras;
- caso seja impresso em um formato que não preencha completamente a folha, é preciso que seja delimitado por bordas.
Quem pode emiti-lo?
Essa é uma dúvida comum entre aqueles que lidam com o transporte de cargas e é algo que precisa ser muito bem esclarecido.
Em geral, o DACTE deve ser impresso pela empresa que emitiu o CT-e — já que é a sua representação física. Com isso, podemos concluir que a transportadora é a responsável por essa tarefa.
Além disso, é importante destacar que a impressão deve ocorrer obrigatoriamente antes do início da prestação do serviço, já que o DACTE deve acompanhar a carga durante toda a viagem.
Como emitir o DACTE?
Afinal, como fazer essa emissão? É necessário adquirir um software especial para essa finalidade?
A tarefa de emitir e imprimir o DACTE pode ser mais simples do que parece. Na verdade, o mais indicado é realizar o procedimento por meio do mesmo sistema que gerou o CT-e. Ou seja, sua transportadora não precisa investir em outro programa.
Pense bem: por ser uma representação do documento digital, é preciso assegurar que não existam divergências entre elas. Com isso, a maneira mais segura e confiável é realizar o procedimento com o mesmo software.
Desse modo, o próprio sistema transfere os dados automaticamente, gera a chave de 44 dígitos e o código de barras. Tudo isso com rapidez, eficiência e segurança — algumas das principais vantagens de se apostar em tecnologia.
Como proceder em caso de extravio do documento?
Imagine que, durante o transporte da mercadoria, ocorreu um problema e o DACTE acabou se extraviando — rasgou-se ou sumiu, por exemplo. Diante desse problema, qual o procedimento correto?
Em primeiro lugar, vale a pena destacar que a segurança do sistema e do próprio transporte não é o DACTE. Conforme vimos, ele é apenas uma representação do CT-e, o documento que, de fato, atesta a prestação do serviço.
A chave de acesso contida nesse documento é o que permite que, por meio de uma consulta no ambiente da SEFAZ, se tenha certeza de que aquela prestação de serviço é regular, recolheu os impostos devidos e se refere ao Conhecimento de Transporte Eletrônico indicado.
Por isso, caso o documento impresso seja danificado ou extraviado, basta que o emitente realize uma nova impressão, lembrando apenas que a mercadoria em trânsito documentada por meio de um CT-e não pode seguir viagem sem o DACTE.
Devo guardar o DACTE?
O Fisco está sempre realizando fiscalizações nas empresas de transportes para assegurar que atuam regularmente e que cumprem com suas obrigações fiscais. Dessa maneira, é comum surgir a dúvida: a transportadora precisa guardar o DACTE?
Para responder a essa questão, é preciso que você entenda que a regra é que a transportadora e o tomador do serviço (a empresa que contrata o transporte) guardem apenas o CT-e pelo prazo estabelecido na legislação — atualmente, é de 5 anos.
Com isso, não há obrigatoriedade de se armazenar esse documento auxiliar. Entretanto, nos casos em que a empresa que contrata a transportadora não for obrigada a emitir a NF-e, ela pode guardar o DACTE, como substituição ao documento fiscal.